1. OBJET

Informer le personnel de Services pour femmes immigrantes d’Ottawa (SFIO) sur les exigences en matière d’UTILISATION d’INTERNET et de participation aux réseaux sociaux, y compris les réseaux sociaux hébergés par SFIO et ceux qui ne le sont pas et sur lesquels l’affiliation des membres du personnel aux SFIO est connue, identifiée ou présumée.

2.ÉNONCÉ DE POLITIQUE

Tous les membres du personnel sont tenus de suivre les procédures décrites dans la présente politique lors d’une utilisation d’internet ou d’un réseau social, tout en reconnaissant que les réseaux sociaux sont un phénomène qui évolue rapidement et qu’il est impossible pour une politique de couvrir toutes les situations.

Les membres du personnel de SFIO peuvent librement participer aux réseaux sociaux. Il doit cependant être conscient des domaines où un conflit peut survenir. Toutes les conventions qui s’appliquent aux autres modes de communication à propos de SFIO ou au sein de SFIO s’appliquent à l’utilisation des réseaux sociaux, notamment :

Le respect des clients, des donateurs et des uns les autres

La protection de la confidentialité, de la vie privée et de la sécurité

La protection et l’utilisation appropriée des actifs de SFIO

L’utilisation d’internet, y compris les réseaux sociaux, appartient à SFIO et est exploité par l’organisation. Internet est destiné à un usage professionnel, sauf dans des cas approuvés au préalable par la directrice générale.

L’utilisation d’internet, y compris des réseaux sociaux, fait l’objet de suivi par le service informatique.

Le non-respect de la présente politique sera sanctionné de mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’au licenciement.

  3. APPLICATION

La présente politique s’applique à tous les membres du personnel des SFIO lorsque ceux-ci utilisent les réseaux sociaux et les sites internet.

  4. PRINCIPES DIRECTEURS

L’utilisation d’internet et des réseaux sociaux offrent de nombreux avantages au personnel – notamment faire connaître les principaux enjeux des SFIO ou encore collaborer à un programme communautaire. C’est un moyen très efficace de construire une communauté, d’échanger des idées, d’apprendre des choses et de comprendre la portée de l’expertise des SFIO.

Les plateformes émergentes de collaboration en ligne modifient fondamentalement notre façon de travailler et offrent de nouvelles façons d’interagir avec les clients, collègues et le monde en général. Les réseaux sociaux représentent un nouveau mode d’interaction et peuvent aider à tisser des liens solides avec la communauté. C’est une manière de prendre part aux conversations générales qui ont trait aux principaux enjeux des SFIO.

Les réseaux sociaux peuvent brouiller la frontière entre vie personnelle et professionnelle. Le personnel se doit de prendre en compte l’impact potentiel de leurs activités sur la réputation des SFIO, de leur organisme de réglementation professionnel, de leurs clients, de leurs collègues et de l’organisation.

5. DÉFINITIONS

Blogues : Abréviation de « web log », désigne un site qui permet à une personne ou à un groupe d’individus de partager des informations avec des internautes.

Confidentialité : Désigne le principe éthique ou le droit au titre duquel le personnel ne divulguera aucun renseignement relatif à un client, sauf si le client donne son consentement autorisant une telle divulgation ou s’il existe une obligation légale de communiquer les renseignements (par exemple, la Société d’aide à l’enfance, lors d’une enquête, organisme de réglementation professionnelle).

Documentation : Désigne l’enregistrement d’informations nécessaires en vue d’assurer des soins de qualité, la sécurité du client et la continuité des soins. Ces informations seront enregistrées dans un dossier client, qui peut être au format papier ou électronique. La documentation doit comprendre une évaluation et une identification des besoins du client.

Ajouter en tant qu’ami : Désigne le fait de demander à quelqu’un ou d’ajouter quelqu’un en tant que contact sur des réseaux sociaux ou des sites communautaires.

Données d’identification : Désigne les renseignements directs ou indirects qui permettent d’identifier une personne.

Domaine public : Désigne le fait d’être librement accessible, sans restriction, à tous ceux qui prennent connaissance des informations citées, des données, etc.

Services pour femmes immigrantes d’Ottawa (SFIO) : Pour les besoins de la présente politique, désigne tous les bureaux exploités par les SFIO ou les lieux où les clients des SFIO sont accueillis.

Plateformes de réseaux sociaux : Outils technologiques et espaces en ligne pour l’intégration et le partage de contenu généré par les utilisateurs en vue d’engager la conversation et permettre aux internautes de participer à la création du contenu et de la communauté. À titre d’exemple, les sites internet de Facebook, Twitter, LinkedIn et YouTube.

Réseaux sociaux : Comprend, à titre non exhaustif, les sites internet, blogues, podcasts, forums de discussion, systèmes d’information et de publication collaboratives en ligne qui sont accessibles aux audiences internes et externes (Facebook, Google+ et Twitter).

Personnel : Pour les besoins de la présente police, désigne l’ensemble des employés (permanent à temps plein, à temps partiel ou occasionnels) et tout bénévole, fournisseur, fournisseur externe et entité affiliée.

Identifiant : Renseignements d’identification qui permettent à un utilisateur d’avoir accès aux ressources informatiques. Généralement, l’identifiant est associé à un mot de passe qui constitue des informations d’identification.

Informations d’identification : Désigne un identifiant et un mot de passe valide, associés dans un système ou une méthode d’authentification et qui permettent à l’utilisateur d’avoir accès à un système ou une ressource.

6.      PROCÉDURE

• Confidentialité : L’engagement des SFIO à protéger la vie privée de ses clients, de leurs familles, des donneurs, du personnel, des fournisseurs, etc. est absolument essentiel. Lors d’une embauche aux SFIO, chaque membre du personnel est tenu de signer une clause de confidentialité qui comprend notamment la non-divulgation des renseignements des clients et de l’organisation. (Politique en matière de respect de la vie privée)

• Respect : Les commentaires à caractère discriminatoire ne sont pas tolérés. Les commentaires à caractère discriminatoire sont ceux qui font référence à la race, à l’âge, au sexe, à l’orientation sexuelle, à la religion, à l’appartenance politique, à l’apparence physique, à tout problème physique ou mental et/ou d’accès – ou à tout autre facteur identifié dans le Code des droits de la personne de l’Ontario. (Politique contre racisme et la discrimination, Harcèlement au travail)

• Prudence et bon sens : Les groupes de discussion virtuelle sont une manière efficace de se lier à d’autres personnes. Un message envoyé à une personne peut être facilement partagé au plus grand nombre. Le contenu doit être soigneusement examiné : Si un communiqué n’a pas été diffusé au public, il ne devrait pas être publié dans un forum social ou écrit dans un courriel. Toute publication électronique est accessible au public et sera disponible pendant très longtemps.

• Non-approbation : Le personnel ne devrait pas utiliser les réseaux sociaux pour de la publicité ou sollicitation commerciale. Le personnel ne devrait pas recommander de traitements, services ou biens particuliers. Les utilisateurs des sites des SFIO approuvés par les SFIO peuvent utiliser les plateformes de réseaux sociaux pour annoncer des événements, occasions de dons, nouveaux programmes, etc.

• Revendication : SFIO encourage le dialogue ouvert et le libre échange d’idées. Le personnel qui s’est identifié en ligne en tant que membre du personnel des SFIO (par exemple, ceux qui ont indiqué leur lieu de travail sur leur profil) ne doit pas soutenir (ou « aimer » sur Facebook ou d’autres sites) les groupes, pétitions ou causes qui pourraient entrer en conflit avec les valeurs et les politiques des SFIO.

6.6  Identification personnelle lors de l’utilisation d’un réseau social :

• De nombreuses personnes utilisent leurs blogues ou réseaux sociaux pour parler de leur travail et participer à la « discussion du secteur ». La présente politique n’a pas pour objet d’entraver cela, tant que des informations confidentielles ne sont pas divulguées et que le blogueur ou la blogueuse signale clairement que les opinions exprimées sur le blogue sont les siennes et non celles des SFIO. Les blogues qui n’identifient pas le blogueur en tant que membre du personnel des SFIO, ne traitent pas des SFIO et abordent des aspects purement personnels ne sont pas concernés par la présente politique.

• Le personnel devrait utiliser leur adresse courriel personnelle (et non l’adresse courriel immigrantwomenserviccom) comme principale méthode d’identification pour leurs comptes personnels sur les réseaux sociaux. Le personnel ne devrait pas utiliser une adresse courriel des SFIO pour afficher des notifications sur les réseaux sociaux.

• Dans le cas où une personne qui utilise les réseaux sociaux signale clairement qu’elle travaille pour les SFIO, il lui est recommandé d’inclure une mention avisant clairement et simplement que les opinions exprimées sont les siennes et qu’elle ne parle pas au nom de l’organisation. En outre, l’auteur devrait écrire à la première personne (« je », et non « nous »), de manière à confirmer qu’il s’exprime en son propre nom. Exemple de profil : « Travailleur de soutien au sein des SFIO et les opinions que j’exprime sont les miennes. Je suis passionné par la nutrition et la danse. »

• Dans l’éventualité où le blogue, la publication ou autre activité en ligne d’un membre du personnel est contraire aux SFIO ou affecte la réputation ou la marque commerciale des SFIO négativement, il ne sera fait aucune mention des SFIO ou de son lien avec les SFIO.

• Dans l’éventualité où un membre du personnel répond, ou amorce une conversation (par exemple, une publication ou un tweet) concernant les SFIO, celui-ci doit signaler son lien avec les SFIO et parler à la première personne (« je ») pour signifier que l’opinion exprimée est la sienne. À titre d’exemple : « En tant que membre de SFIO, je suis personnellement d’accord avec vous, Tracey ».

• Les membres du personnel qui ont (ou qui veulent avoir) un blogue personnel (ou une page personnelle sur un réseau social) indiquant qu’ils travaillent aux SFIO, devront adresser une demande auprès de la directrice générale.

• Si un membre du personnel se voit offrir un paiement pour la création d’un blogue (ou une page sur un réseau social) pour le compte d’un tiers, cela pourrait constituer un conflit d’intérêts et doit être discuté avec la directrice générale des SFIO.
• Lorsqu’un membre du personnel est contacté par les médias concernant des publications sur leur blogue en lien avec les SFIO, ils doivent, comme pour toute requête provenant des médias, en aviser la directrice générale en vue d’obtenir son approbation et les directives à suivre avant de donner suite.

• Le personnel devrait contacter la directrice générale s’ils ont des questions concernant ce qu’il est approprié d’intégrer sur leurs blogues.

• Authenticité du contenu : Les publications et commentaires des blogues doivent être exacts et conformes aux faits. Les auteurs doivent être les premiers à corriger leurs erreurs. Si une erreur est commise, il lui faut l’identifier et la corriger dans les plus brefs délais. Si une ancienne publication est modifiée, veuillez-vous assurer que cela a été clairement signalé.

6.9               Publications au sujet des SFIO :

• Le personnel s’abstiendra de publier des commentaires négatifs au sujet de l’organisation, de leurs collègues, de fournisseurs ou d’autres personnes et qui pourraient porter atteinte à leur réputation.

• Le personnel s’abstiendra de publier des commentaires désobligeants au sujet des autres membres du personnel, clients ou parties prenantes des SFIO.

• Il est interdit au personnel de publier des images des clients ou du personnel. Le(s) délégué(s) aux communications peu(ven)t publier les photos et/ou histoires des clients en utilisant les sites officiels des SFIO si le client, ou décideur substitut du client, a signé un formulaire de consentement et que les éditeurs approuvent la publication.

6.10          Ajouter des clients en tant qu’amis :

• Plusieurs réseaux sociaux permettent à une personne d’ajouter un ami dans leur groupe d’amis. Ajouter un client en tant qu’ami n’est pas conforme à la nécessaire distance qu’il importe de garder entre vie privée et vie professionnelle. Ajouter des clients en tant qu’amis peut compromettre la confidentialité et la vie privée d’un membre du personnel et d’un client, et contribuer à brouiller les limites d’une relation professionnelle. Il est de la responsabilité du personnel de veiller à ce que les interactions avec les clients se passent selon les méthodes officielles, par exemple par téléphone ou en personne, et qu’elles suivent les consignes de limites professionnelles définies par leur association professionnelle ou organisme de réglementation.

• La conduite recommandée en cas de demande d’« ami » d’un client, de prise de contact professionnel, de réponses directes ou @, de réponses sur des blogues ou de demandes de réponse sur un blogue de réseaux sociaux est de l’ignorer et de traiter la demande en personne ultérieurement. Cela a pour objet de préserver l’intégrité de la relation professionnelle et de protéger la confidentialité.

• Les sites, blogues et comptes officiels des SFIO : SFIO exploite son propre site internet, son blogue et ses comptes sur réseaux sociaux.

• Seul(s) le(s) délégué(s) aux communications est(sont) autorisé(s) à créer un site internet ou un site de réseau social officiel qui inclut l’identification des SFIO sous forme de texte ou du logo de la société. Les sites et pages existant sans l’autorisation préalable exigée ci-dessus seront soumis à un examen si ceux-ci sont découverts et sont susceptibles d’être modifiés ou supprimés.

6.11.2   Le délégué aux communications est le modérateur du site des SFIO.

• La directrice générale approuvera les commentaires des délégués aux communications et porte-parole officiels des SFIO au nom de l’organisation.

• Le contenu publié sur les sites des SFIO traduira les valeurs et les opinions des SFIO.

• S’agissant des sites des SFIO, une adresse courriel fournie par SFIO (par exemple, immigrantwomenserviccom) constituera le principal moyen d’identification.

• SFIO déconseille l’anonymat sur les blogues, wikis ou autres formes de participation en ligne relatifs aux SFIO, ses activités ou les enjeux dans lesquels l’organisation est engagée. SFIO valorise la transparence et l’honnêteté. Quand des commentaires sont publiés sur les sites officiels des SFIO, les membres du personnel utiliseront leur adresse courriel des SFIO et n’auront pas recours à des pseudonymes ou à l’anonymat.

7.                  Utilisation d’internet

• Le personnel peut utiliser le site internet des SFIO uniquement à des fins légitimes. Vous ne pouvez pas utiliser notre site :

• De quelque manière que ce soit qui constituerait une violation des lois ou règlements locaux, nationaux ou internationaux.
• De manière illégale ou frauduleuse, ou qui aurait un but ou un effet illégal ou frauduleux.
• En vue d’envoyer, et de sciemment recevoir, télécharger, utiliser ou réutiliser tout matériel qui ne serait pas conforme aux politiques et données/images pour lesquelles aucune licence n’a été obtenue.
• En vue de transmettre ou de faire envoyer toute publicité ou tout matériel promotionnel ou toute forme de sollicitation similaire (spam) qui n’aurait pas fait l’objet d’une sollicitation ou d’une autorisation.
• En vue de transmettre sciemment des données, d’envoyer ou de télécharger tout matériel contenant des virus, chevaux de Troie, vers, bombes à retardement, enregistreurs de frappe, logiciels espions, adwares ou tout autre programme malveillant ou code informatique similaire conçu pour affecter l’utilisation d’un logiciel ou matériel informatique.
• Tout matériel offensant, inapproprié ou inexact publié par inadvertance sur le site web ou Facebook/tout autre réseau social sera immédiatement supprimé.
• SFIO respecte la vie privée des utilisateurs et, en temps normal, n’accède pas aux comptes des utilisateurs. Cependant, SFIO se réserve le droit d’examiner le contenu d’un compte d’utilisateur, le cas échéant. Ces circonstances pourraient inclure l’utilisation abusive présumée des installations ou de la protection de l’intégrité du système.

8. SÉCURITÉ

Pour des raisons de sécurité, les utilisateurs ne doivent pas divulguer les comptes et mots de passe des SFIO à des tiers. Les comptes internet doivent être uniquement utilisés par les utilisateurs désignés et aux fins autorisées. Il est interdit de tenter d’obtenir le mot de passe d’un autre compte d’utilisateur. Un utilisateur doit contacter l’administrateur informatique afin de réinitialiser son mot de passe s’il a raison de penser qu’une personne non autorisée a pris connaissance de son mot de passe. Les utilisateurs doivent prendre toutes les précautions nécessaires en vue d’empêcher tout accès non autorisé à internet. (Politique informatique)

• Tous les mots de passe doivent contenir au moins 8 caractères alphanumériques.

• Les utilisateurs doivent changer de mot de passe tous les six mois.

9.      USAGE AUTORISÉ

Les utilisateurs autorisés du réseau des SFIO recevront un identifiant unique. Préalablement à la réception de l’identifiant unique, les utilisateurs devront convenir par écrit de télécharger les Directives sur les réseaux sociaux jointes à la présente politique (Annexe 2). Les Directives sur les réseaux sociaux peuvent faire l’objet de modifications ponctuelles, si SFIO l’estime nécessaire. Les utilisateurs autorisés sont les seuls responsables du maintien de la confidentialité de leurs mots de passe et de la sécurité de leurs comptes. Les utilisateurs autorisés sont les seuls responsables de leurs actions, notamment les envois de messages électroniques, menées en utilisant l’identifiant unique.

• Toute tentative de violation des dispositions de la présente politique, sans tenir compte de la réussite ou de l’échec de la tentative, fera l’objet de mesures disciplinaires. Les mesures disciplinaires peuvent aller d’une simple réprimande à la perte de privilèges associés au compte ou au licenciement.

• Toute violation des règles d’usage du matériel informatique ou d’internet pourrait constituer une infraction pénale. Ces violations comprennent :

• Utilisation non autorisée d’un ordinateur (Code criminel, section 342.1) ;
• Méfaits (Code criminel, section 430.1.1) :
• Corruption des mœurs (Code criminel, section 163) ;
• Production, distribution, vente ou possession de pornographie juvénile (Code criminel, section 163.1)

10.  PRATIQUES ET/OU LÉGISLATIONS CONNEXES

Loi de 1990 sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O., dans sa version modifiée. https://www.ontario.ca/fr/lois/loi/90f31

Code des droits de la personne https://www.ontario.ca/fr/lois/loi/90h19

Code criminel du Canada. (R.S., 1985, c. C-46).

http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/C-46/

11. 11. RÉFÉRENCES

Centre de santé mentale Royal Ottawa, Utilisation des réseaux sociaux par le personnel du Royal, CHEO, Utilisation des réseaux sociaux par le personnel & les médecins Ottawa, Canada

Cadre éthique pour l’Utilisation des réseaux sociaux par les professionnels de la santé mentale, Online Therapy Institute http://www.onlinetherapyinstitute.com/ethical-framework-for-the-use- of- social-media-by-mental- health-professionals/

Kaiser Permanente Politique portant sur les réseaux sociaux,

http://xnet.kp.org/newscenter/media/downloads/socialmediapolicy_091609.pdf IWK

Centre de santé Directives sur les réseaux sociaux – Utilisation liée au travail, Halifax, Canada

Spring Technology in Practice The Standard (2009).

Social Network Use: A Test of Self-Regulation, Janet Anderson & Puckrin, Karen – Journal of Nursing Regulation Vol.2, première publication, avril 2011

Using Social Or Professional Networking Sites Can Breach Confidentiality : juin 2010

https://www.cmpa- acpm.ca/cmpapd04/docs/resource_files/perspective/2010/02/pdf/com_p1002_7-e.pdf

Social Media Policy Keeley Kolmes, Psy.D, San Francisco, USA (2010)

http://www.drkkolmes.com/docs/socmed.pdf

12. 1 ANNEXES

Politique en matière de respect de la vie privée

Directives sur les réseaux sociaux Politique informatique

Politique contre le racisme et la discrimination

Politique contre le harcèlement au travail

Mention

Je déclare avoir lu, compris et accepté de respecter les conditions de la présente Politique portant sur l’utilisation des réseaux sociaux et d’internet.

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Nom (Lettres majuscules)

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Signature:

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Date of Signature: